Datenschutzerklärung des Soldan Instituts für Anwaltmanagement e.V.

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Wir begrüßen Sie bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite und freuen uns über Ihr Interesse am Soldan Institut. Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und den für uns geltenden landesspezifischen Ausführungsgesetzen. Mithilfe dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V. und die Ihnen zustehenden Rechte.

Personenbezogene Daten sind dabei diejenigen Informationen, die eine Identifizierung einer natürlichen Person möglich machen. Dazu gehören insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse aber auch Ihre IP-Adresse. Anonyme Daten liegen vor, wenn keinerlei Personenbezug zum Nutzer hergestellt werden kann.

Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V., Bocholder Str. 259, 45356 Essen

www.soldaninstitut.de, Tel.: 0201 8612-390, E-Mail: info@soldaninstitut.de, Fax: 0201 8612-391

Kontakt des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@soldan.de

Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 – 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:

  • Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
  • Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@soldan.de.

  • Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
  •  Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
  • Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: werbesperre@soldan.de. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Institut haben. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit Widerspruchsrechten folgendes:

Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Widerspruch ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst an: werbesperre@soldan.de.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der EU-DS-GVO und alle sonstigen geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ergeben sich insbesondere aus Art. 6 EU-DS-GVO.

Wir verwenden Ihre Daten zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten, zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, zum Anbieten von Produkten und Dienstleistungen sowie zur Stärkung der Kundenbeziehung, was auch Analysen zu Marketingzwecken und Direktwerbung beinhalten kann.

Ihre Einwilligung stellt ebenfalls eine datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift dar. Hierbei klären wir Sie über die Zwecke der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten beziehen, werden wir Sie in der Einwilligung ausdrücklich darauf hinweisen, Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO.

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Absatz 1 EU-DS-GVO erfolgt nur dann, wenn dies aufgrund rechtlicher Vorschriften erforderlich ist  und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt, Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO.

Wir werden Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

Innerhalb unseres Instituts stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Mit allen Dienstleistern, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Schuldverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Wir speichern Ihre Daten solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung routinemäßig gelöscht.

Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und  wir Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

Um die bei uns gespeicherten Daten bestmöglich gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Die Sicherheitslevel werden in Zusammenarbeit mit Sicherheitsexperten laufend überprüft und  an neue Sicherheitsstandards angepasst.

Der Datenaustausch von und zu unserer Webseite findet jeweils verschlüsselt statt. Als Übertragungsprotokoll bieten wir für unseren Webauftritt HTTPS an, jeweils unter Verwendung der aktuellen Verschlüsselungsprotokolle. Außerdem besteht die Möglichkeit, alternative Kommunikationswege zu nutzen (z. B. den Postweg).

Diverse personenbezogene Daten sind für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Schuldverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten notwendig. Gleiches gilt für die Nutzung unserer Webseite und der verschiedenen Funktionen, die diese zur Verfügung stellt.

Details dazu haben wir im o.g. Punkt für Sie zusammengefasst. In bestimmten Fällen müssen Daten auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erhoben bzw. zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Durchführung des zugrundeliegenden Schuldverhältnisses ohne Bereitstellung dieser Daten nicht möglich ist.

  • Name des Internet Service-Providers
  • Angaben über die Webseite von der aus Sie uns besuchen
  • Verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • Die von Ihrem Internet Service Provider zugewiesene IP-Adresse
  • Angeforderte Dateien, übertragene Datenmenge, Downloads/Dateiexport
  • Angaben über die Webseiten, die Sie bei uns aufrufen inkl. Datum und Uhrzeit

Aus Gründen der technischen Sicherheit (insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver) werden diese Daten gemäß Art. 6 Absatz 1 lit. F EU-DS-GVO gespeichert. Nach spätestens 30 Tagen werden die Daten gelöscht.

Im Rahmen einer Kontaktanfrage erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

  • Anrede
  • Name, Vorname
  • E-Mail Adresse
  • Mitteilung

Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, das für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre im Rahmen des Kontaktformulars angegebenen Daten zur Kontaktaufnahme und Beantwortung Ihrer Fragen und Wünsche.

Hierbei wird der Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung beachtet, indem Sie nur die Daten angeben müssen, die wir zwingend zur Kontaktaufnahme von Ihnen benötigen. Dies sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse sowie das Nachrichtenfeld selbst. Zudem wird aus technischer Notwendigkeit sowie zur rechtlichen Absicherung Ihre IP-Adresse verarbeitet. Alle übrigen Daten sind freiwillige Felder und können optional (z.B. zur individuelleren Beantwortung ihrer Fragen) angegeben werden.

Sofern Sie sich per E-Mail an uns wenden, werden wir die in der E-Mail mitgeteilten personenbezogenen Daten allein zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiten. Sofern Sie die angebotenen Formulare zur Kontaktaufnahme nicht nutzen, findet keine darüber hinausgehende Datenerhebung statt.

Die Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V. ist daran interessiert, die Beziehung mit Interessenten zu pflegen und ihnen Informationen über das Institut und seinen Forschungsprojekten zukommen zu lassen. Daher verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen entsprechende Informationen telefonisch, per E-Mail oder auf dem Postweg zuzusenden.

Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie jederzeit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung widersprechen. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeiten.

Der Widerspruch kann ohne Angaben von Gründen kostenlos und formfrei erfolgen und sollte möglichst per E-Mail an werbesperre@soldan.de oder auf dem Postweg an Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V., Bocholder Str. 259, 45356 Essen   gerichtet werden.

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO / Art. 6 Abs. 1 lit a EU-DS-GVO bei Einwilligung)

Unsere Internetseiten verwendet keine Cookies.

Nutzerprofile / Webtracking-Verfahren

Wir erstellen keine Nutzprofile und nutzen keine Webtracking-Verfahren auf soldaninstitut.de.

Personen unter 16 Jahren dürfen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln bzw. eine Einwilligungserklärung abgeben. Wir möchten Eltern und Erziehungsberechtigte dazu auffordern, an den Online-Aktivitäten und -Interessen ihrer Kinder aktiv teilzunehmen.

Unsere Webseite enthält – deutlich erkennbar – auch Links auf die Internet-Auftritte anderer Unternehmen. Soweit Links zu Webseiten anderer Anbieter vorhanden sind, haben wir auf deren Inhalte keinen Einfluss. Daher kann für diese Inhalte auch keine Gewähr und Haftung übernommen werden. Für die Inhalte dieser Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich.

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Das vorliegende datenschutzrechtliche Konzept des Soldan Instituts regelt den Umgang mit Daten und Forschungsergebnissen im Rahmen von Forschungsprojekten. Soweit dies notwendig ist, wird diese grundlegende Konzeption durch speziell auf einzelne Projekte zugeschnittene datenschutzrechtliche Konzeptionen konkretisiert und ergänzt.

Die Institutsleitung trägt die Verantwortung für einen ausreichenden Schutz der Daten. Zur Sicherung und Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzvorschriften bestellt die Institutsleitung einen Datenschutzbeauftragten.

Kontakt des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@soldan.de.

Die Institutsleitung ist verantwortlich für die Vergabe von Schlüsseln für Räumlichkeiten des Soldan Instituts sowie für die verschließbaren Schränke. Die Vergabe der Schlüssel erfolgt entsprechend dem Benutzungsbedürfnis. In einer Liste werden alle Schlüsselinhaber festgehalten. Die Berechtigung zum Schlüsselbesitz wird alle sechs Monate geprüft. Der Verlust von Schlüsseln ist unmittelbar der Institutsleitung mitzuteilen. Scheidet ein Schlüsselinhaber aus dem Institut aus, hat er unverzüglich alle Schlüssel zurückzugeben.

Das Soldan Institut trägt dafür Sorge, dass die mit den einzelnen Teilen des gesamten Forschungsprozesses betrauten Mitarbeiter die zur Durchführung der spezifischen Aufgaben notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen besitzen. Soweit projektspezifische sachliche oder methodische Kenntnisse erforderlich sind, werden diese den Projektmitarbeitern in projektbezogenen Schulungsmaßnahmen vermittelt.

Alle Projektmitarbeiter werden über die datenschutz- und standesrechtlichen Regelungen für die Sozialforschung informiert und zur Einhaltung dieser Regelungen verpflichtet. Jährlich werden die Mitarbeiter auf ihre Verpflichtung zur Einhaltung der Regelungen hingewiesen.

Erhebungsunterlagen werden in verschließbaren Schränken/Räumen projektbezogen aufbewahrt und ausschließlich zum Zwecke der elektronischen Datenerfassung oder zu Prüfungszwecken herausgenommen. Der Zugang zu den projektbezogen aufbewahrten Unterlagen ist lediglich autorisierten Mitarbeitern des jeweiligen Projektes gestattet.

Erhebungsunterlagen (z.B. Fragebögen, Erhebungsbögen, Codesheets etc.) werden zeitnah nach Eingang elektronisch weiterverarbeitet.

Um Fragen bezüglich der Durchführung einer Untersuchung sowie der Forschungsergebnisse auch nach Abschluss der Untersuchung beantworten zu können, werden dafür relevante Erhebungsunterlagen über einen Mindestzeitraum von einem Jahr aufbewahrt (vgl. hierzu die Standards zur Qualitätssicherung des Arbeitskreises Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V.). Nur dem Projektleiter oder den Projektmitarbeitern ist der Zugriff auf die Erhebungsunterlagen erlaubt. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die zu einem Projekt gehörigen Erhebungsunterlagen unter persönlicher Aufsicht des Projektleiters oder eines Projektmitarbeiters vernichtet.

Die Administration der Rechner obliegt der Institutsleitung und dem Datenschutzbeauftragten. Alle im institutseigenen Netzwerk vorhandenen Rechner sind mit einem Passwort geschützt. Der Zugang zu diesen Rechnern ist ausschließlich Projektleitern und Projektmitarbeitern erlaubt.

Die Passwörter sind ausschließlich dem Projektleiter sowie den förmlich verpflichteten Projektmitarbeitern bekannt. Der Projektleiter erfasst schriftlich, welcher Mitarbeiter über welche Passwörter informiert ist.

Zur Sicherung elektronisch erfasster Daten werden diese mit einem speziellen Verschlüsselungsprogramm verschlüsselt und auf externe Datenträger gespeichert. Diese Daten sind nur mit den zugehörigen Passwörtern einsehbar. Die Passwörter sind ausschließlich dem Projektleiter sowie den förmlich verpflichteten Projektmitarbeitern bekannt. Von jedem Datensatz existiert immer nur eine Sicherungskopie.

Die Sicherungskopien werden in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt.

Der Umgang mit den elektronisch erfassten Daten zu Analysezwecken ist ausschließlich dem Projektleiter und autorisierten Projektmitarbeitern gestattet.

Personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Kommunikationsverbindungen sowie alle Angaben die eine Zuordnung von Einzelpersonen zu untersuchungsbezogenen Daten ermöglichen) werden ausschließlich dann erhoben und oder auf Datenträger erfasst, wenn dies methodisch begründet ist.

Nach Eingang von Erhebungsunterlagen im Soldan Institut werden personenbezogene Daten und untersuchungsbezogene Daten voneinander getrennt aufbewahrt.

Auf Tonträgern werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten erfasst.

Personenbezogene Daten werden – ausgenommen Panelstudien – zum frühestmöglichen Zeitpunkt gelöscht bzw. vernichtet. Sie werden maximal drei Monate aufbewahrt.

Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, werden diese unabhängig von den untersuchungsbezogenen Angaben elektronisch erfasst und gespeichert und mit einem speziellen Programm verschlüsselt. Die Verschlüsselung kann nur vom Datenschutzbeauftragten oder autorisierten Projektmitarbeitern aufgehoben werden. Die computergestützte Zusammenführung personenbezogener und untersuchungsbezogener Daten ist nicht möglich.

Soweit in einem Projekt personenbezogene Daten erhoben und weiterverarbeitet werden, ist der Umgang mit diesen Daten ausschließlich dem Projektleiter und den schriftlich dazu autorisierten Projektmitarbeitern gestattet. Eine Liste der Personen, die mit personenbe­zogenen Daten umgehen, wird dem Datenschutzbeauftragten schriftlich vorgelegt.

Werden Panelstudien durchgeführt (zeitlich versetzte Mehrfachbefragung eines identischen Personenkreises), erhält jeder Panelteilnehmer eine Kennziffer, über die die Zuordnung aus den verschiedenen Befragungswellen vorgenommen wird. Die personenbezogenen Daten der Teilnehmer werden getrennt von den untersuchungsbezogenen Daten in verschlüsselter Form aufbewahrt. Die personenbezogenen Angaben werden in einer getrennten „Zuordnungsdatei“ gespeichert. Diese Datei wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt auf einen externen Datenträger übertragen. Die Daten werden im gleichen Zug vom Rechner gelöscht. Die personenbezogenen Daten werden auf den externen Datenträgern verschlüsselt gespeichert. Der Zugangscode ist ausschließlich dem Projektleiter oder autorisierten Projektmitarbeitern bekannt. Der Datenträger wird in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt und darf nur vom Projektleiter oder von autorisierten Projektmitarbeitern entnommen werden. Eine Löschung aller personenbezogener Daten erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Dateien mit personenbezogenen Daten, die während der Bearbeitungsphase auf einem Rechner gespeichert sind, werden durch ein nur dem Projektleiter oder autorisierten Projektmitarbeiter bekanntes Passwort geschützt.

Der Projektleiter und die autorisierten Projektmitarbeiter sind für eine datenschutzgerechte Vernichtung nicht mehr benötigter Ausdrucke von personenbezogenen Daten sowie anderer nicht mehr benötigter personenbezogener Unterlagen verantwortlich.

Es erfolgt keine Veröffentlichung personenbezogener Daten. Ausnahmen sind nur dann zulässig, wenn eine Einwilligung des/der Betroffenen zur Veröffentlichung vorliegt.

Unmittelbar nach Eingang der Akten werden diese durch den Projektleiter oder einen der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter zur Aufbewahrung in einen verschließbaren Schrank im Archivraum gegeben. Die Akten werden projektbezogen in die Schränke einsortiert.

Der Archivraum sowie die Aktenschränke sind (außer zur Ausgabe oder Hineinnahme von Akten) stets verschlossen. Die Schlüssel werden vom Projektleiter oder einem der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter verwahrt.

Der Umgang mit Akten ist ausschließlich auf Mitarbeiter beschränkt, die auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Jedem Projektmitarbeiter ist es ausschließlich erlaubt, Akten für das Projekt, in dem er tätig ist, zu entnehmen.

Es wird immer nur die Anzahl von Akten dem Aufbewahrungsschrank entnommen, die in einem Analyseschritt bearbeitet werden kann. Es ist untersagt, Material unbeaufsichtigt in den Arbeitsräumen liegen zu lassen.

Unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung werden die entnommenen Akten durch den Projektleiter oder einen der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter wieder an ihren Platz im verschließbaren Schrank gelegt und verschlossen.

Jede Entnahme und jede Hineingabe von Akten in den dafür vorgesehenen Schrank wird in einer Liste verzeichnet. Eingetragen werden das Datum der Entnahme bzw. Hineingabe, die genaue Bezeichnung der entnommenen bzw. hineingegebenen Akte(n) sowie der Name des Projektmitarbeiters, der die Akten entnimmt bzw. hineingibt.

Die Untersuchungsergebnisse stehen, wenn nichts anderes vereinbart wurde, nur dem jeweiligen Auftraggeber zur Verfügung. Sie dürfen vom Soldan Institut Dritten nicht zugänglich gemacht werden.

Das Institut trägt dafür Sorge, dass die Untersuchungsergebnisse und der Bericht während ihrer Aufbewahrung im Institut durch geeignete Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

Alle Informationen, die das Institut vom Auftraggeber bei der Durchführung einer Untersuchung erhält, werden streng vertraulich behandelt. Sie werden Dritten nicht zugänglich gemacht.

Das datenschutzrechtliche Konzept wird sämtlichen Projektmitarbeitern vor Beginn eines Projektes zur Unterschrift vorgelegt.

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